過去：最近仕事がうまく運ばなくて悩んでるんだ〜
今：そうなの！？仕事はデスクワークだよね？
過去：うん。初めてのデスクワークなんだ…
仕事のコミュニケーションがうまくいかなくて迷惑かけたり、作業時間がいつも予想よりオーバーしたり…
今：わかるな〜！
初めてならなおさら大変だよね！
過去：なんかコツみたいのないのかなー？？
今：そうだな〜
どんな場面でも通用するってわけにはいかないかもしれないけど、
じゃあ自分の今までの経験から得た、スムーズに進むようになるポイントを教えるよ！
過去：ほんとに！
助かるよー！！
①デッドと作業時間の把握
②1回で理解する
③5分だけ取り掛かってみる
④不明点はできるだけ早く解決する
⑤Yes,Noで答えられる質問を
①デッドと作業時間の把握
今：まずは①から！
デッドというのはデッドラインの略で、「締め切り」のこと。社内・社外に関わらず、仕事の納期って意味なんだ！
過去：会社でもよく聞くね！
今：これが大事なのは、自分がその日、もしくはそのプロジェクトにおいてやらないといけないこと （タスク）の優先順位が明確にできるからなんだ！
仕事や、日常生活でもだけど、忙しすぎてなにからやっていいかわからなくなるときってない？
過去：めちゃめちゃあるねw
てかほぼ毎日そんなんだよ！w
今：その場合は大抵、デッドが曖昧な仕事があったり、作業にかかる時間が正確に把握できてないことが大きいんだよ。
全てのタスクについてデッドがわかっていれば、タスクの優先順位が明確になるから、あとはそれをもとに（デッドの早いタスクから）取り掛かっていけばいいんだ。
ここでポイントになるのは、「いつまでに」だけでなく、「どの程度」も一緒に確認すること。タスクが終了している状態がどんな状態を指すのか、ということを、関わっている人全員が具体的に共有できているのが理想だよね！
過去：なるほどねぇ〜！確かに各作業のデッドが全部わかってれば、計画が立てやすい１
しかも、期限だけじゃなく、内容の共有も大事なのは気をつけないとだね！
今：あと、デッドが把握できている場合でも、作業時間の見積もり（どの作業に、どのくらいの時間がかかるかということ）によって、混乱するケースもあるから注意が必要！
特に、緊急でヘルプを依頼されたケース。
例えば、デッドが5時間後で作業時間が3時間の作業中に、同じデッド5時間後で作業時間が2時間のヘルプを緊急に依頼されたとする。
作業時間は合わせて5時間だから、デッドの5時間後には間に合うと判断してしまうと危ないんだ。
もし実際の作業時間が見積もりより多かった場合、いずれかの作業が遅れてしまうからね。
過去：急ぎの仕事はいつもテンパるんだよね〜
作業時間の把握をがんばらないと、か…
今：ただ、作業時間は人それぞれ違うし、同じ人でも経験の量によって差が出る。
正確に判断するのは、特に仕事に慣れていないうちは難しいんだ！
そこで、自分の見積もりよりも1.2〜1.5倍多く見積もっておくのが、作業時間の把握に自信がない場合はおすすめだよ。
もちろん正確に把握するのがベストだけど、仕事を引き受けてから間に合わなくなるよりは、最初から確実にこなせるデッドで引き受けたほうがネガティブな影響は少ないからね！
ちなみに上記の例でいくと、1.2〜1.5倍で見積もった場合、デッドに間に合わないと判断できるから、
・ヘルプ依頼を断る
・既に抱えているタスク（作業時間3時間）の調整をして、ヘルプ作業（作業時間2時間）の時間を確保する（ヘルプすべき作業の重要度の方が高い場合）
・ヘルプ作業のデッドを調整して、作業時間を確保する（既に抱えているタスクの重要度の方が高い場合）
のいずれかの対応が好ましいね！
過去：うんうん。多めに見積もっておいたほうが、周りへの迷惑は最小限に抑えられるってわけだね！
慣れるまではその方が安全だね！
コツをつかんだら、徐々に正確に把握できるようにがんばるよ！
②1回で理解する
今：これはなかなか難しいかもしれないんだけど、上司や先輩に言われたことは繰り返させないってこと！
確認の意味ではOKだけどね。
過去：それ難しいよー！！
何割かは覚え切れなくて、繰り返し聞いてしまうことあるな〜
今：これは自分のためとういうよりは、「周りの人たちの時間をいかに奪わないで仕事をするか」に重点をおいたポイントで、チームやグループ全体のパフォーマンスに関わってくることだね！
自分に後輩ができたときに一番実感するかも！
今：なるほどね〜
自分だけじゃなく、周りのことも同時に考えるのが、ステップアップのポイントってわけだね！
今：ただ、難しいのも事実なんだよね。笑
自分の場合は、メモを取るときに文字を書かずに、図で書いて効率化してた！
慣れるまで大変だけど、簡単に丸や四角の図形と矢印だけで描くようにすると、文字よりも書く時間が大幅に減るんだ！
だから、頭の中のイメージを大切にして、数字などの本当に大切な部分以外は汚くてもいいから図で描くと早いね！
過去：図で描くのは、ほとんど意識してなかったな。。
誤字を直したりする時間を短縮できるし、直感的に図で書けるようになれば、後で見たときもわかりやすそう！
今：実際図で書いた方が、箇条書きで書いたときよりも、後で見たときに思い出しやすいよ！
ほかに効率化できる部分は、ミーティングや引き継ぎのときの事前準備！
事前に調べられる部分を頭に入れておけば、実際のミーティングが復習になるから定着率が格段に良くなる！
あと、忘れちゃいけないのがメモの復習だね！
一度聞いてわかった気になっていても、次の日には記憶の大部分が失われてしまから、メモを取ったその日中の復習は心がけてた！
特に、インプットが多いと殴り書きになったりして、後で見たときになんのことを書いたかわからなくなることも多いからね！
3分でも、まとめる時間をとるようにすると効果的だよ！
過去：面倒くさがらない、少しの努力が大事だね！
③5分だけ取り掛かってみる
今：次は、やりたくない作業に押しつぶされそうになったときの対策！w
過去：！
それ一番聞きたいかも！
今：初めての作業や、不安がある作業に取り組む際は、まず5分だけと決めて取り組むといいことがあるんだ！
過去：？
5分だけやって意味があるの？
時間的に十分とはとても思えないし、なんか中途半端な感じがするよ！
今：実は、中途半端なところがいいんだよ！
最初から5分と決めることで、苦手な仕事や情報が少ない仕事に対して取り掛かりやすくなるメリットがある！
最後まで終わらせようとすると力んでしまって敬遠したくなるけど、5分なら気が楽でしょ？w
過去：なるほどね！むしろ完成させるのが目的じゃないってことか！
確かに1歩目のハードルは大きく下がるね！
今：そして、取り掛からない場合に比べて、作業時間の見積もりがより正確になったり、わからないことがわかるようになる（質問事項が明確になる）メリットもあるんだ！
ポイントは、細かいところを追わないこと。5分はあっという間だから、全ての細かい部分は後回し！くらいの気持ちで、概要を把握することに徹するってわけ！
過去：へぇ〜！そんなメリットがあるんだね！
なんか集中力も上がりそうだし、簡単だからすぐ実践できそう！
④不明点はできるだけ早く解決する
今：作業をする上で不明な点が少しでもあるときは、できるだけ早めにに解決すべきなんだ！
不明点を自分なりの解釈だけで進めてしまうと、仮にそれが間違っていた場合、作業の全てもしくは一部が無駄になってしまう。
特に繁忙期とかだと、”作業のやり直し”のリスクはかなりに大きくなるよね。人カバーできる人がいない場合は必然的に残業になっちゃうし。
でも、メンバー全員がプロジェクトについて具体的に把握していれば、リスクは限りなく0に近づくし、プロジェクト自体が円滑に進んでいきやすい！
そして、不明点が解決されるのが早ければ早いほど、メンバーの認識共有が濃ければ濃いほど、間違った方向に進んだ場合の軌道修正が早い段階できる利点もあるしね！
過去：そうだねー！
わからないことって、めんどくさいって先入観が後押しして、先延ばしにしがちなんだよね。
でもデメリット聞いてたら、そんなこと言ってられないって強く思えてきた！
⑤Yes,Noで答えられる質問を！
質問をする場合は、その内容を極めて簡潔にまとめることが大切！
特にYes,Noで答えられる質問は、相手の時間を奪わないから、質問をするタイミングが限定されにくいメリットがあるんだ！
質問される側から見ても、時間をとって相手の意図を汲み取りながら聞くより、わずかなスキマ時間で完結した方が楽だしね！
過去：そっか！
これができれば、質問するとき必要以上に相手に気を使わなくても良くなるね！
今：また、見落としがちなんだけど、Yes,Noで答えられる質問というのは、自分が内容を十分に理解していないとできない質問なんだよ。
内容を整理して、極限までシンプルに落とし込む必要があるから、質問内容を考えるだけで自分自身の内容の理解を助けてくれる！
過去：なるほど〜１
こーしてみるとどれも基本的なことに見えるけど、それぞれ深い理由に繋がっているんだね！
今：そうなんだよ！
効率化につながる1歩だから、実践してみよ！
Wed, February 25th, 2015
